Syv gode råd der minimerer rejseomkostningerne

Med dårligt nyt om den globale økonomi på næsten daglig basis er der god grund til at gå sine rejseudgifter efter med en tættekam. Og overholder man syv simple regler, kan rejseaktive virksomheder gøre meget for at få bedre styr på rejseomkostningerne, hævder American Express Business Travel.

De fleste ved det godt. Økonomisk overskud skabes enten ved at øge indtægterne eller ved at reducere udgifterne.

Med stadig flere tegn på, at den forventede vækst bliver mindre eller i værste fald risikerer at blive til recession, kan det være vanskeligt at øge indtægterne.

I stedet er der god grund til at gå sine udgifter efter med en tættekam. Og overholder man syv simple regler kan rejseaktive virksomheder få bedre styr på rejseomkostningerne.

Det skriver magasinet Air & Business Travel News på baggrund af informationer fra American Express Global Business Travel og World Travel and Tourism Council (WTTC).

Den radikale og kortsigtede løsning er helt at afskaffe forretningsrejser, men ifølge undersøgelsen mener 75 % af adspurgte direktører og ledere, at lige netop forretningsrejser er afgørende for at øge salget og profitten.

Og priserne på flyrejser er stigende, men følger man syv enkle råd kan virksomhederne få bedre styr på deres rejseomkostninger.

1. Book alle rejser gennem rejsebureauet
Ikke overraskende anbefaler American Express Global Business Travelat manforetager alle rejsebestillinger via erhvervsrejsebureauerne. Det sikrer virksomheden, at man får de bedste prisaftaler og rabatter.

2. Vær opmærksom på ubrugte billetter
Mange virksomheder har en aftale om at man kan refundere ubrugte billetter eller overføre dem til senere brug, men nogle virksomheder har ikke styr på disse aftaler og dermed mister man værdien af ubrugte billetter.

3. Vær opmærksom på valutakurser
I den globale økonomi omfatter forretningsrejser ofte mange lande, og her skal man være opmærksom på valutakursernes udsving eller særlige rabatter, der kan gøre det ene land mere attraktivt.

4. Vær opmærksom på dit rejsemønster
Prisstigningerne for forretningsrejser forventes at fortsætte, men ved at analyse rejsemønstre kan man vurdere betydningen af prisstigninger og eventuelt forhandle sig frem til bedre aftaler og rabatter.

5. Få de rigtige rabatter
Der kan være forskel på eksempelvis prisaftaler med hoteller som hentes ind i etreservationssystem og så den prisaftale, som virksomheden rent faktisk har forhandlet sig frem til. Vær generelt opmærksom på, at virksomheden får alle de rabatter og fordele, som man har forhandlet sig til.

6. Hold styr på forbruget
Overvåg forbruget nøje og hav styr på de rejsendes forbrug. Følg omkostningerne og sammenlign det med resultaterne. Det giver bedre og mere sikker budgettering og mulighed for at anvende rejsebudgettet der, hvor det giver størst afkast.

7. Indskærp at rejsepolitikken overholdes
Ifølge den amerikanske undersøgelse bookede en tredjedel af alle forretningsrejsende i 2010 hotelovernatning, flybilletter eller andre omkostninger, der lå uden for deres tilladte budget. Virksomheden kan derfor spare penge ved at indskærpe over for alle medarbejdere, at rejsepolitikken overholdes.