CHECK-IN.DK Nyt om luftfart
Over 100 statslige institutioner har fået installeret det digitale rejseafregningssystem RejsUd. Når implementeringen af samtlige 143 institutioner er færdig i sommeren 2011 forventer Økonomistyrelsen en årlig besparelse på omkring 16 millioner kroner for rejseområdet.
Af Ole Kirchert Christensen [email protected]
For blot få år siden havde Statens mange institutioner forskellige systemer til rejseafregning. Nogle var digitalt baserede, mens andre var baseret på manuelle processer.
Men i september 2009 igangsatte Økonomistyrelsen implementeringen af et nyt elektronisk rejseafregningssystem kaldet RejsUd. Systemet, der i 2010 fik “Specialprisen“ vedDigitalisér-konferencen i Aarhus,er leveret af Basware A/S.
Indtil videre har 108 statslige institutioner fået implementeret RejsUd, og de sidste 35 forventes at være færdigimplementeret í løbet af sommeren 2011.
RejsUd strømliner hele processen omkring rejseafregning og sikrer en nemmere registrering af rejseudgifterne, der for Staten løber op i omkring 500 millioner kroner på hele rejseområdet. Beregninger foretaget af Økonomistyrelsen før udbuddet af RejsUd har skønnet en årlig besparelse på 16 millioner kroner for rejseområdet.
“Inden vi startede implementeringen af RejsUd, havde 25 institutioner i Staten en digitaliseret understøttelse af rejseafregningsprocessen. Det var før baseret på forskellige systemer, der alle blev driftet forskelligt eller med manuelle processer,“ konstatererKartin Hockauf, der er kontorchef i Økonomistyrelsen.
I dag er driften samlet på ét sted. En drift, der involverer samarbejdspartnere som de statslige institutioner, banker og rejseudbydere.
Mindre driftsforstyrrelser
Medarbejdere og ledelse har taget godt imod systemet, selvom der naturligvis har været driftsproblemer som man ofte ser med nye IT-systemer. “Vi har ind i mellem oplevet problemer med overførelserne til og fra økonomisystemet Navision Stat og en sjælden gang, at RejsUd ikke har været tilgængelig,“ siger Kartin Hockauf.
En driftsstatus for februar måned afslører da også situationer med nedetid, lange svartider og manglende dataoverførsler, “Den seneste tids driftsproblemer er langt fra hverdagen, men det er klart, at vi ikke helt kan undgå forstyrrelser i driften.“
Rejseafregningssystemet RejsUd skal ses i sammenhæng med de fælles statslige indkøbskontrakter som Flyrejseaftalen, Hotelaftalen for Danmark og Rejsebureauaftalen. Sidstnævnte med Carlson Wagonlit Travel som leverandør foreløbigt indtil marts måned 2012.
—
Foto: Ansatte i over 100 statslige institutioner har taget rejseafregningssystemet RejsUd i brug.
