CHECK-IN.DK Nyt om luftfart
‘Meeting the Ikea Way’ har været en stor succes hos den internationale forretningskæde. Koncernens Travel Manager har formået at reducere rejseomkostningerne med 50 %.
Der er mange ting at holde styr på i en stor international koncern, der årligt omsætter for 170 mia. kroner og beskæftiger omkring 130.000 medarbejdere. En af de store omkostningsposter hos IKEA-koncernen er rejser, idet omkring 20.000 medarbejdere af og til rejser på vegne af virksomheden – heraf ca. 2.500 såkaldte hyppigt rejsende.
Da Torbjörn Erling tiltrådte som IKEA´s internationale Travel Manager i slutningen af 2006, fik han til opgave at reducere rejseomkostningerne med 50 % i forhold til selskabets omsætning på dette tidspunkt. Det betød altså, atvæksten i rejseomkostningerne fremover kun måttefølge omsætningsudviklingen – vel at mærke efter først at have reduceret med 50%. Torbjörn Erling fik tre år til at gennemføre opgaven, men det hele blev gennemført på blot 14 måneder.
Det fortalte IKEA-rejsechefen for nylig i London i forbindelse med Business Travel and Meetings Show. Succesen bunder i en ændring af virksomhedens mødekultur. Man valgte at flytte medarbejdernes fokus fra rejser til møder. Det fortæller Torbjörn Erling til det internationale rejse-site TheTransnational.
“Vi besluttede at lave en strategi for møder – i stedet for en strategi for reduktion af rejser. Vi besluttede at kalde det ‘Meeting the IKEA Way’ og rejser var en naturlig del af det, men meningen bag sloganet var at finde en måde at mødes og samtidig foretage færre rejser,“ fortæller Torbjörn Erling til TheTransnational.
Nøgleordet var at uddanne medarbejderne i brugen af Web-møder og videokonferencer. Det viste sig, at videkonference-udstyr allerede var installeret i forvejen på de største afdelinger i Asien, Europa og Nordamerika, men de rejsende vidste ikke, at det eksisterede.
Der blev efterfølgende udpegetkontaktpersoner i hvert af de større markeder, der fik ansvaret for at udrulle videkonferencer og Web-møder lokalt. Det blev en stor succes, og i 2009 kunne IKEA registerere omkring 300.000 møder afholdt via internettet som WebEx-møder. Udover at reducere rejseomkostningerne blev medarbejdernes såkaldte “work-life balance“ forbedret, ligesom IKEA´s CO2-fodspor fra rejser blev reduceret fra 45.000 ton i 2007 til 30.000 ton i 2009.
Baggrunden for det gode resultat blev opnået gennem enmarkant topledelses-opbakning. Torbjörn Erling´s team fik direkte reference til topledelsen, hvilket sikrede et stærkt mandat, da forandringerne skulle gennemføres.
IKEA-casen bekræfter, at Meeting Management i højere grad bør være en del af dagsordenen i større internationalevirksomheder med stor rejseaktivitet.
