Stort besparelsespotentiale for møder og events

CWT Travel Managment Institute, der er globalt analysecenter for erhvervsrejsebureauet Carlson Wagonlit Travel, vurderer, at der over en3-årig periode kan spares mellem 10 – 25 % af virksomhedernes omkostninger til møder og events.

Alene i Danmark bruger virksomhederne årligt op til 3,3 mia. kroner på større møder og events, hvorfor der over en tre års periode vil kunne spares op imod 850 mio. kroner.

Det er en ny undersøgelse foretaget af CWT Travel Management Institute, der ligger til grund for beregningerne. Møder og events dækker i denne sammenhæng møder med deltagelse af fra 10 til 50 personer og helt op til store konferencer og kongresser med op til flere tusinde deltagere. Omkostningerne til møder og events svarer til 35 – 60 % af det beløb, som mange virksomheder bruger på forretningsrejser generelt.

Det hele handler om centralisering. Alt for mange møder planlægges decentralt i virksomhedernes organisation, hvorfor såvel synergier som indkøbsfordele ikke bliver udnyttet.

”Når man ser på størrelsen af de beløb, virksomhederne bruger på møder og events, kan man undre sig over, at kun halvdelen har en strategi for, hvordan de får mest muligt ud af investeringen – og ligeledes at kun hver anden virksomhed har faste procedurer, som kan sikre effektiv afvikling og deltager¬tilfredshed,” siger Sophie Hulgard, adm. direktør for Carlson Wagonlit, som hævder at være Danmarks største arrangør af møder og events for erhvervslivet.

Men ikke nok med, at Carlson Wagonlit Travel kan dokumentere merforbruget ved planlægning af møder og events. Bureauet har også et forslag til, hvordan mødeplanlægningen optimeres.

1. Analysere alle M&E-investeringer og opretter en effektiv M&E-organisation.
2. Definere en M&E-strategi og –politik.
3.Udarbejde et årligt M&E-budget og have en M&E-kalender for hele virksomheden.
4.Arbejde professionelt med leverandørvalg og –forhandling.
5. Udarbejde fast procedurer for planlægning og gennemførelse af M&E.
6.Gennemføre eneffektiv deltagerregistrering.
7. Implementere et effektivt system til styring af alle udgifter ifm. M&E.
8. Evaluere bredt på målopfyldelsen ifm. M&E.

Undersøgelsen er gennemført af CWT Travel Management Institute i perioden september 2009 til marts 2010. Den bygger på spørgeskemaundersøgelser og interviews suppleret med case-studier og analyser af møde- og eventplanlægningen i virksomheder over hele verden.

Link: Rapport – Meetings and Events: ”Where Savings Meet Success”